ALGEMENE VOORWAARDEN – PROGRESS COACHING

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten en overeenkomsten aangegaan met Sebastiaan Vandenborne, handelend onder de benaming “Progress Coaching” (hierna “Progress Coaching”), met ondernemingsnummer BE 0735.356.208 en vestigingsadres Van der Bekenlaan 74, 2360 Oud-Turnhout. De klant ontvangt deze voorwaarden vóór het sluiten van de overeenkomst. Door ondertekening of akkoordverklaring aanvaardt de klant dat deze voorwaarden deel uitmaken van de overeenkomst.

Wanneer de overeenkomst in de studio en in gelijktijdige fysieke aanwezigheid van klant en Progress Coaching wordt gesloten, gelden de regels voor overeenkomsten op afstand niet. Wordt een overeenkomst toch op afstand of buiten de verkoopruimte gesloten, dan blijven de dwingende wettelijke informatie- en herroepingsregels onverkort van toepassing.

1. Betalingsvoorwaarden

1.1 Betalingswijze

Betalingen gebeuren via overschrijving op rekeningnummer BE26 0689 4519 7329, tenzij schriftelijk een andere betaalwijze of betalingsregeling is overeengekomen.

1.2 Voorschot

Na de intake kan een voorschot van 10% van het totaalbedrag worden gevraagd. Het voorschot wordt in mindering gebracht op het totaalbedrag en bevestigt de reservatie van het gekozen traject en de voorziene capaciteit.

Vanaf ontvangst van het voorschot kan Progress Coaching onmiddellijk administratieve, voorbereidende en organisatorische prestaties uitvoeren, waaronder klantenregistratie, interne verwerking, communicatie, voorbereiding van het traject en reservatie van capaciteit.

Wanneer de klant vóór de opstart zelf van het traject afziet om een reden die aan hem of haar is toe te rekenen, kan het voorschot worden behouden voor zover dit redelijk overeenstemt met de reeds geleverde prestaties, gemaakte kosten en gereserveerde capaciteit. Dwingende wettelijke rechten, waaronder een eventueel toepasselijk herroepingsrecht, blijven steeds behouden.

Wederkerigheid: indien Progress Coaching het overeengekomen traject om een aan haar toe te rekenen reden niet binnen een redelijke termijn kan opstarten, wordt het ontvangen voorschot terugbetaald voor zover geen gelijkwaardig alternatief wordt aanvaard.

1.3 Restsaldo

Het resterende saldo dient uiterlijk binnen 7 dagen na ontvangst van de factuur en vóór de overeengekomen opstartdatum te zijn voldaan, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Progress Coaching kan de opstart uitstellen zolang een opeisbaar bedrag niet is voldaan.

1.4 Laattijdige betaling

Bij een onbetaalde consumentenschuld wordt eerst een kosteloze betalingsherinnering verstuurd en wordt de wettelijk verplichte wachttermijn gerespecteerd. Eventuele interesten of vergoedingen kunnen uitsluitend worden aangerekend binnen de grenzen en voorwaarden van Boek XIX van het Wetboek van Economisch Recht.

2. Pakketstructuur en duur

2.1 Opstart nieuwe leden – Het Klantenkompas

Bij de eerste opstart als nieuw lid van Progress Coaching wordt eenmalig het Klantenkompas doorlopen. Dit vormt de basis van de begeleiding en omvat onder meer intake, contextanalyse, screenings, startmetingen, doelbepaling en het opstellen van een persoonlijk actieplan:

•  €135,00 bij personal training

•  €75,00 per persoon bij duo training

•  €50,00 per persoon bij small group training

Deze opstartkost wordt slechts éénmaal aangerekend bij de eerste inschrijving als nieuw lid en staat los van prijs en duur van het gekozen traject. Bij een verlenging, opvolgend traject of wijziging van traject wordt geen nieuwe opstartkost aangerekend.

2.2 Trajectduur en flexibiliteitsperiode

Progress Coaching biedt trajecten aan met een vaste begeleidingsduur:

•  12 weken (Fundament)

•  20 weken (Verandering)

•  24 weken (Integratie)

Om vakantie, ziekte van korte duur of occasionele tijdige annuleringen op te vangen, is vanaf de start een vaste flexibiliteitsperiode inbegrepen:

•  12 weken: maximaal 2 extra weken

•  20 weken: maximaal 3 extra weken

•  24 weken: maximaal 4 extra weken

De trajectduur plus deze standaard flexibiliteitsperiode vormt de normale gebruikstermijn waarbinnen de sessies kunnen worden opgenomen. De flexibiliteitsperiode is vooraf begrensd, wordt niet per annulering opnieuw toegekend en verhoogt het aantal inbegrepen sessies niet.

De normale gebruikstermijn kan uitsluitend bijkomend worden verlengd volgens artikel 4 bij aantoonbare medische afwezigheid of volgens artikel 6.1 wanneer de klant vrijwillig resterende sessies omzet in extra flexibiliteit. Niet-benutte standaard flexibiliteit kan niet worden opgespaard of overgedragen naar een volgend traject.

De gekozen trajectduur, startdatum en normale uiterste einddatum worden bij inschrijving vastgelegd. Een latere geldige verlenging wordt schriftelijk bevestigd en maakt vanaf dat moment deel uit van de overeenkomst.

2.3 Trainingsfrequentie

De standaard trainingsfrequentie bedraagt 2 begeleide trainingen per week. Een andere frequentie is mogelijk indien dit vooraf uitdrukkelijk werd overeengekomen. De flexibiliteitsperiode wijzigt de afgesproken trainingsfrequentie niet.

2.4 Verantwoordelijkheid planning

De klant is verantwoordelijk voor het tijdig inplannen en opnemen van sessies binnen de maximale gebruikstermijn. Progress Coaching kan geen specifiek tijdstip of vaste trainer garanderen tenzij dit uitdrukkelijk werd overeengekomen, maar biedt binnen de normale openingsuren redelijke planningsmogelijkheden aan. Niet-opgenomen sessies die het gevolg zijn van laattijdige of onvoldoende planning door de klant geven geen recht op bijkomende verlenging, terugbetaling of compensatie.

2.5 Vervallen sessies

Na afloop van de uiteindelijke gebruikstermijn, inclusief eventuele geldige verlengingen overeenkomstig artikel 4 of 6.1, vervallen alle niet-opgenomen sessies automatisch zonder recht op terugbetaling, overdracht of compensatie, behalve wanneer deze voorwaarden of dwingend recht uitdrukkelijk anders bepalen. Sessies die overeenkomstig artikel 6.1 werden omgezet in bijkomende flexibiliteit zijn definitief uit het sessietegoed verwijderd. Indien een sessie niet kon plaatsvinden doordat Progress Coaching binnen de geldigheidsduur redelijkerwijs geen passend alternatief kon aanbieden, blijft die sessie beschikbaar en wordt hiervoor in overleg een passend inhaalmoment voorzien.

2.6 Afwezigheid of vervanging van trainer

Bij ziekte, overmacht of onverwachte afwezigheid van een trainer kan Progress Coaching een andere gekwalificeerde trainer of een alternatief moment voorstellen. Indien geen redelijk alternatief mogelijk is, blijft de betrokken sessie beschikbaar buiten de normale gebruikstermijn zonder verlies voor de klant.

3. Annulering van sessies

3.1 Tijdige annulering

Een sessie die minimaal 24 uur vóór het geplande aanvangsuur wordt geannuleerd, wordt niet aangerekend en kan opnieuw worden ingepland binnen de resterende gebruikstermijn van het traject. Een tijdige annulering geeft op zichzelf geen recht op extra flexibiliteit bovenop de vastgelegde termijn.

3.2 Laattijdige annulering of no-show

Een sessie die minder dan 24 uur vooraf wordt geannuleerd, op de dag zelf wordt afgezegd of waarbij de klant niet komt opdagen, wordt volledig aangerekend. Indien de planning het toelaat, kan Progress Coaching uitzonderlijk toestaan dat de sessie nog binnen dezelfde week wordt ingehaald; dit is een commerciële tegemoetkoming en geen afdwingbaar recht. Bij aantoonbare overmacht kan Progress Coaching, rekening houdend met de concrete omstandigheden, een redelijke uitzondering toestaan.

3.3 Annulering door Progress Coaching

Wanneer Progress Coaching een sessie annuleert, wordt eerst een gelijkwaardig alternatief moment of een andere trainer aangeboden. Indien dat niet redelijkerwijs mogelijk is, blijft de sessie beschikbaar en wordt zij niet in mindering gebracht van de flexibiliteitsperiode van de klant.

4. Ziekte en tijdelijke medische afwezigheid

4.1 Afwezigheid tot en met 2 weken

Een medische afwezigheid van maximaal 2 opeenvolgende weken wordt in principe opgevangen binnen de gewone flexibiliteitsperiode van artikel 2.2.

4.2 Langdurige medische afwezigheid

Wanneer de klant om medische redenen langer dan 2 opeenvolgende weken niet kan deelnemen aan de overeengekomen training en de gewone flexibiliteitsperiode hiervoor onvoldoende is, kan het traject tijdelijk worden gepauzeerd na voorlegging van een geldig attest van een arts. Het attest moet voldoende duidelijk bevestigen dat deelname aan de overeengekomen krachttraining/personal training om medische redenen tijdelijk niet aangewezen of niet mogelijk is, vanaf welke datum dit geldt en, indien mogelijk, wat de vermoedelijke duur van de beperking is. Een diagnose of andere gedetailleerde medische informatie hoeft niet te worden vermeld. Een attest dat uitsluitend vermeldt dat de klant ziek, arbeidsongeschikt of tijdelijk afwezig is, zonder voldoende duidelijk te maken dat deelname aan de overeengekomen training hierdoor medisch niet aangewezen of niet mogelijk is, volstaat niet om deze regeling toe te passen. De medische pauze wordt beperkt tot de door de arts bevestigde periode en bedraagt maximaal 12 weken. Deze periode wordt niet aangerekend op de gewone flexibiliteitsperiode. Indien hervatting binnen deze termijn niet mogelijk is, kan de regeling van artikel 5 worden toegepast.

5. Stopzetting om medische redenen

5.1 Voorwaarden

Een definitieve medische stopzetting is enkel mogelijk wanneer uit een geldig attest van een arts blijkt dat deelname aan de overeengekomen krachttraining/personal training gedurende een langere aaneengesloten periode, voor onbepaalde duur of definitief medisch niet aangewezen of niet mogelijk is, waardoor voortzetting van het resterende traject redelijkerwijs niet kan worden verwacht. Het attest vermeldt minimaal de identiteit van de klant, de datum van vaststelling, vanaf wanneer de beperking geldt, de vermoedelijke duur of het feit dat deze voor onbepaalde duur geldt, en de identificatie van de arts. Een diagnose of gedetailleerde medische informatie wordt niet gevraagd. Een tijdelijke beperking die redelijkerwijs binnen de regeling van artikel 4 kan worden opgevangen, geeft niet automatisch recht op definitieve stopzetting of terugbetaling.

5.2 Beoordeling van het attest

Progress Coaching beoordeelt uitsluitend of het voorgelegde attest aan de voorwaarden van dit artikel voldoet en maakt zelf geen medische beoordeling van de gezondheidstoestand van de klant. Wanneer het attest onvoldoende duidelijk is over de mogelijkheid om de overeengekomen training voort te zetten of over de duur van de beperking, kan Progress Coaching om een aanvullend medisch attest vragen. Ook daarbij wordt geen diagnose of andere niet-noodzakelijke medische informatie gevraagd.

5.3 Financiële afrekening

Bij een aanvaarde medische stopzetting wordt het nog niet geleverde deel van het traject naar verhouding afgerekend. Reeds uitgevoerde sessies, reeds geleverde coaching, de eenmalige opstartkost en andere aantoonbaar reeds geleverde prestaties worden niet terugbetaald. Eventuele openstaande bedragen worden met een eventuele terugbetaling verrekend.

5.4 Duo- en small group trajecten

De medische stopzetting van één deelnemer beëindigt niet automatisch het traject van andere deelnemers. Indien de samenstelling wijzigt, wordt met de resterende deelnemer(s) een praktische voortzetting besproken. Een prijswijziging gebeurt uitsluitend na voorafgaand akkoord.

6. Bijkomende flexibiliteit en stopzetting zonder medische reden

6.1 Extra flexibiliteit door omzetting van sessies

Wanneer een klant om persoonlijke, professionele, vakantie- of andere niet-medische redenen meer flexibiliteit nodig heeft dan de standaard flexibiliteitsperiode, kan de klant vóór het verstrijken van de geldende einddatum schriftelijk vragen om resterende sessies om te zetten in bijkomende flexibiliteit.

Elke resterende sessie die definitief wordt ingeleverd, geeft recht op 2 extra weken flexibiliteit. De bijkomende periode wordt toegevoegd aan de op dat moment geldende uiterste einddatum en verhoogt het aantal sessies niet.

Om te vermijden dat een traject onbeperkt wordt verlengd, geldt per traject de volgende maximale omzetting:

•  12 weken (Fundament): maximaal 2 sessies = maximaal 4 extra weken

•  20 weken (Verandering): maximaal 3 sessies = maximaal 6 extra weken

•  24 weken (Integratie): maximaal 4 sessies = maximaal 8 extra weken

De omzetting wordt pas van kracht na schriftelijke bevestiging door Progress Coaching. Een omgezette sessie wordt definitief uit het resterende sessietegoed verwijderd en kan nadien niet opnieuw worden opgenomen, terugbetaald, overgedragen of terug omgezet. De omzetting kan éénmalig of in meerdere stappen gebeuren zolang het toepasselijke maximum niet wordt overschreden.

6.2 Stopzetting zonder medische reden

Stopzetting om persoonlijke, organisatorische, motivationele of andere niet-medische redenen geeft in principe geen recht op terugbetaling van reeds betaalde bedragen. De klant kan, zolang de geldende einddatum nog niet is verstreken, gebruikmaken van de standaard flexibiliteit en desgewenst van de omzettingsregeling van artikel 6.1.

6.3 Overmacht en uitzonderlijke omstandigheden

Bij aantoonbare overmacht of een uitzonderlijke situatie die redelijkerwijs niet voorzienbaar was, beoordelen klant en Progress Coaching de concrete omstandigheden en zoeken zij naar een redelijke en evenwichtige oplossing. Dwingende wettelijke rechten blijven steeds behouden.

6.4 Persoonlijk karakter

Trajecten, sessies en verkregen flexibiliteitsperiodes zijn persoonlijk en niet overdraagbaar aan derden, tenzij Progress Coaching vooraf schriftelijk akkoord gaat.

7. Praktische afspraken tijdens trainingen

7.1 Tijdstip en sessieduur

De klant wordt gevraagd 5 tot 10 minuten vóór aanvang aanwezig te zijn. Een begeleide sessie duurt standaard 60 minuten, tenzij anders overeengekomen. Laattijdig aankomen kan de beschikbare trainingstijd verkorten en geeft geen recht op verlenging van de sessie.

7.2 Kleding, schoeisel en handdoek

De klant draagt aangepaste sportkleding en propere sportschoenen. Voor binnentrainingen worden aparte binnenschoenen aanbevolen. Het gebruik van een handdoek is verplicht; indien beschikbaar kan een handdoek worden geleend tegen €1,00.

7.3 Materiaalgebruik

De klant gebruikt materiaal zorgvuldig en volgt de veiligheidsinstructies van de trainer. Schade die opzettelijk of door aantoonbare nalatigheid wordt veroorzaakt, kan worden verhaald voor zover wettelijk toegestaan.

7.4 Gedrag

Respectvol en veilig gedrag tegenover trainers, andere klanten en de accommodatie is verplicht. Bij ernstig of herhaald grensoverschrijdend gedrag kan Progress Coaching de toegang tijdelijk weigeren of de samenwerking beëindigen, naargelang de ernst van de situatie en met respect voor de wettelijke rechten van de klant.

8. Gezondheid, aard van de begeleiding en aansprakelijkheid

8.1 Gezondheidsinformatie en meldingsplicht

De klant verstrekt naar beste weten correcte informatie die relevant is voor veilig trainen en meldt belangrijke wijzigingen, zoals blessure, ziekte, zwangerschap, medicatie met impact op inspanning of andere medische beperkingen, tijdig aan de trainer. Progress Coaching verwerkt gezondheidsinformatie uitsluitend voor zover dit wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor veilige begeleiding.

8.2 Trainingsstop

De trainer kan een oefening of sessie aanpassen of stopzetten wanneer voortzetting naar redelijke inschatting onveilig is, bijvoorbeeld bij acute pijn, duizeligheid, flauwvallen, braken of andere alarmsignalen. Indien aangewezen wordt geadviseerd een arts of andere bevoegde zorgverlener te raadplegen.

8.3 Geen medische behandeling of resultaatsgarantie

De diensten van Progress Coaching bestaan uit sport-, leefstijl- en voedingscoaching en vervangen geen medische diagnose, behandeling of individueel medisch advies. Resultaten verschillen per persoon en hangen mede af van inzet, aanwezigheid, herstel, voeding, gezondheid en andere factoren. Er wordt geen specifiek fysiek, medisch of esthetisch resultaat gegarandeerd.

8.4 Aansprakelijkheid

Progress Coaching is aansprakelijk voor schade voor zover die het gevolg is van een toerekenbare fout bij de uitvoering van de overeenkomst. Aansprakelijkheid wordt niet uitgesloten of beperkt waar dit wettelijk verboden is, waaronder bij opzet of grove fout en voor lichamelijke schade voor zover de wet uitsluiting niet toestaat. De klant blijft verantwoordelijk voor het opvolgen van redelijke veiligheidsinstructies en voor het melden van relevante gezondheidsinformatie.

9. Trainer en organisatie

9.1 Begeleiding

De klant wordt waar mogelijk door een vaste trainer begeleid. Progress Coaching kan om organisatorische, medische of praktische redenen een andere gekwalificeerde trainer inzetten. Een wissel van trainer wijzigt de inhoud of duur van het traject niet.

9.2 Planning en wijzigingen

Progress Coaching mag de interne planning, trainerstoewijzing en praktische organisatie aanpassen wanneer dit nodig is voor een goede dienstverlening, zonder de wezenlijke kenmerken van het overeengekomen traject eenzijdig te verminderen.

10. Communicatie en klachten

10.1 Communicatie

Officiële mededelingen over de overeenkomst kunnen schriftelijk gebeuren via e-mail of een ander duurzaam communicatiemiddel dat partijen gebruiken. Afwijkingen van deze voorwaarden of individuele uitzonderingen worden bij voorkeur schriftelijk bevestigd om misverstanden te vermijden.

10.2 Klachten

Klachten of problemen worden zo snel mogelijk na vaststelling gemeld, bij voorkeur binnen 7 dagen, zodat Progress Coaching ze tijdig kan onderzoeken en waar mogelijk oplossen. Een laattijdige melding doet geen afbreuk aan dwingende wettelijke rechten van de klant.

11. Privacy

11.1 Verwerkingsverantwoordelijke

Progress Coaching (Sebastiaan Vandenborne), Van der Bekenlaan 74, 2360 Oud-Turnhout, seb@progresscoaching.be, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van de klantrelatie worden verwerkt, tenzij in een afzonderlijke privacyverklaring anders wordt meegedeeld.

11.2 Doeleinden en rechtsgronden

Gewone persoonsgegevens worden verwerkt voor klantenadministratie, facturatie, planning, communicatie en uitvoering van de coaching op basis van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen en, waar toepasselijk, een gerechtvaardigd belang. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en worden alleen verwerkt wanneer daarvoor een geldige grondslag volgens artikel 9 AVG bestaat, bijvoorbeeld de uitdrukkelijke toestemming van de klant.

11.3 Delen met derden

Persoonsgegevens kunnen, voor zover noodzakelijk, worden verwerkt door trainers en zorgvuldig geselecteerde dienstverleners zoals boekhoud-, planning-, communicatie-, IT- of softwareleveranciers. Zij ontvangen uitsluitend gegevens die nodig zijn voor hun taak en worden waar vereist contractueel aan privacy- en beveiligingsverplichtingen gebonden. Gegevens worden ook gedeeld wanneer dit wettelijk verplicht is.

11.4 Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor ze werden verzameld. Boekhoudkundige en fiscale stukken worden gedurende de wettelijk vereiste termijn bewaard; voor facturen en relevante boekhoudstukken bedraagt die termijn in beginsel 10 jaar. Gegevens die niet langer nodig zijn, worden verwijderd of geanonimiseerd voor zover geen andere wettelijke grond tot bewaring bestaat.

11.5 Rechten van de klant

De klant kan, binnen de voorwaarden van de AVG, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar en kan een gegeven toestemming intrekken. Een klacht kan worden ingediend bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Meer informatie kan in de privacyverklaring van Progress Coaching worden opgenomen.

12. Toepasselijk recht en geschillen

Op de overeenkomst is Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de volgens het Belgische recht bevoegde rechtbank. Voor consumenten wordt geen afbreuk gedaan aan dwingende regels over territoriale bevoegdheid of andere wettelijke beschermingsrechten.

13. Slotbepalingen

13.1 Wederkerigheid en dwingend recht

Deze voorwaarden worden toegepast met respect voor de wederkerigheid en het evenwicht tussen de rechten en verplichtingen van partijen. Dwingende wettelijke bepalingen hebben steeds voorrang op strijdige contractuele bepalingen.

13.2 Deelbaarheid

Indien een bepaling geheel of gedeeltelijk ongeldig, nietig of onafdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen van toepassing. Partijen streven ernaar de betrokken bepaling, voor zover mogelijk, te vervangen door een geldige regeling die het oorspronkelijke doel zo dicht mogelijk benadert zonder afbreuk te doen aan dwingend recht.

13.3 Wijzigingen van de voorwaarden

Een nieuwe versie van deze algemene voorwaarden geldt niet automatisch met terugwerkende kracht voor een reeds gesloten traject. Voor een verlenging of nieuwe overeenkomst kan een bijgewerkte versie van toepassing worden verklaard, mits deze vooraf aan de klant wordt bezorgd.